Nguån
§Ých
Thu thËp
Xö lý vµ
luu tr÷
Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu
Mô hình hệ thống thông tin
1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng:
phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại
theo nghiệp vụ mà nó phục vụ.
* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System):
là một HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở
mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày
cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức.
VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo
dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của
sinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện,
cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp
thuế
5
+ HTTT quản lý MIS (Management Information System): là
HTTT quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế
hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết
định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.
VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,
theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về
thị trường….
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem)
là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có
nhiệm vụ tổng hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình
để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý.
+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ
giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh
nghiêm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị
nhưng thiết bị cảm nhận để thuc các thôgn tin từ những nguồn khác
nhau. Hệ thống có thể sử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra
quyết định rất hữu ích và thiết thực.
Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information
System for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp
chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho
người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng,
nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành công
6
nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng chủ yếu cho các
bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ đắc lực thực hiện các
ý dồ chiến lược)
•Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT
Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
KD và sx
chiến lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
KD và sx
chiến thuật
Tài chính
tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
KD và sx
tác nghiệp
1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin
Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan
điểm của người mô tả. có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tả
cùng 1 HTTT. Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình
vật lý trong.
* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập,
xử lý phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho
các xử lý và thống tin mà hệ thống sản sinh ra.
* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy
được của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như
hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…
7
Hệ
thống
thông
tin văn
phòng
* Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ
thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của
nhân viên kĩ thuật
1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT
quản lý
1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT
Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một
sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp
vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân
thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một HTTT là 1
đối tượng phức tạp, vận đông trong môi trường cũng rất phức tạp. Có
3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT:
• Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật
lý ngoài, mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một
đối tượng chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ
các góc độ khác nhau.
• Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc
của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết
phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết
áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.
• Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô
hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô
hình vật lý khi thiết kế.
8
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng
nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi
phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi
thiết kế
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại.
Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và
quan sát. Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình
vật lý ngoài của hệ thống
1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm
mà phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.
• Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có
trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính
khả thi và hiệu quả của một dự án. Gồm các công đoạn sau:
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá khả năng thực thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu
• Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu.
Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích
thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những rang
9
buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải
đạt được.
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin đang tồn
tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5 Đánh giá lại tính khả thi
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
• Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Xác định tất cả các phần logic của hệ thống thông tin cho
phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thưc tế và đạt được
những mục tiêu đa được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình
logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản
sinh ra (nội dung của output), nội dung của CSDL (các tệp, các
quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá dữ liệu phải thực
hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (các input).
Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y.
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
3.5 Hợp thức hoá mô hình logic
• Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp
10
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ
làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử
dụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án và giải pháp
khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án khác
nhau là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống
nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết.
4.1 Xác định các ràng buộc tin chọ và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cá
phương án giải pháp.
• Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này được tiến
hành. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệu chứa
tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ
thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ
công và các giao diện với phần tin học hoá.
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý
• Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá
của HTTT có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm
11
về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như cá bản hướng dẫn
sử dụng và thao tác cũng như tài liệu mô tả hệ thống.
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
6.5 Chuẩn bị tài liệu
• Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang
hệ thống mới được thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch cài đặt.
Để việc chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất cần
phải có một kế hoạch ch tiết và tỉ mỉ được thiết lập một cách cẩn
thận nhất.
7.1 Lập kế hoạch cài đặt
7.2 Chuyển đổi
7.3 Khai thác và bảo trì
7.4 Đánh giá
1.3 Phân tích HTTT
1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin
• Phỏng vấn: là một trong hai công cụ thu thập thông
tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT.
Phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tin được xử
lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu.
• Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ
mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và
12
phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và
định mức, cấu trúc thứ bậc, vi trò và nhiệm vụ của các thành
viên, nội dung và hình dạng của các thông tin đầu vào cũng
như đầu ra.
• Sử dụng phiếu điều tra: khi cần phải lấy thông tin
với số lượng lớn và pham vi rộng.
• Quan sát: giúp cho chúng ta thấy những gì không
thể hiện trên tài hiệu hoặc phỏng vấn như tài liệu để ở đâu,
đưa cho ai…Quan sát sẽ gặp khó khăn vì người bị quan sát sẽ
bị tác động và thực hiện ko đúng quy trình bình thường.
Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn
phân tích thiết kế chi tiết “HTTT quản lý công việc của giảng
viên” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn
1.3.2 Mã hoá dữ liệu
a. Định nghĩa:
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp đối
tượng cần quản lý.
b. Lợi ích:
Phương pháp mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thống.
Xấy dựng HTTT cần thiết phải mã hoá dữ liệu. Việc mã hoá dữ liệu
mang lại những lợi ích sau:
* Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng.
* Mô tả nhanh chóng các đối tượng.
* Nhận diện nhóm đối tượng nhanh.
* Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian sử lý.
13
* Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể
hiện vài đặc tính của đối tượng.
c. Các phương pháp mã hoá cơ bản:
Một hệ thống mã gồm 1 tập hợp các đối tượng, một bộ lý tự hợp
lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần
quan tâm.
* Phương pháp mã hoá liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra bởi 1
quy tắc dãy nhất định.
* Phương pháp mã hoá phân cấp: nguyên tắc này lập bộ mã rât
đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được
xây dựng từ trái qua phải, các chứ số được kéo dài về phía bên phải
để thể hiện chi tiết phân cấp sâu hơn.
* Phương pháp mã hoá tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân
cấp với mã hoá liên tiếp thì ta được mã hoá tổng hợp.
* Phương pháp mã hoá gợi nhớ: cho phép ta căn cứ vào đựac
tính của đối tượng để xây dựng bộ mã.
* Phương pháp mã hoá theo seri: sử dụng 1 tập hợp theo dayx
gọi là seri. Seri được coi như là 1 giấy phép theo mã quy định.
* Phương pháp mã hoá ghép nối: chia mã ra thành nhiều
trường, mỗi trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệc ó thể có
giữa những tập hơpk con khác nhau với đối tượng được gán mã.
1.3.3 Các công cụ mô hình hoá HTTT
a. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control):
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét